Vacatures


Solliciteren is niet meer mogeijk. Deze vacature is niet langer beschikbaar. Wel belangstelling voor vacatures als deze? Laat het ons dan weten!

 

Print deze vacature

Secretaresse met P&O en officemanagementtaken (16-32 uur - tijdelijke functie) (Utrecht)

Introductie

Voor een van onze opdrachtgevers, een kleinere non-profit organisatie, zijn wij met spoed op zoek naar een Secretaresse met P&O en officemanagementtaken. Het betreft een tijdelijke invulling ter vervanging van zwangerschaps- en ouderschapsverlof. Vanaf 1 april tot medio september is de werkweek 4 dagen (maandag tot en met donderdag). Vanaf medio september t/m 31 december 2014 is de werkweek 2 dagen (dagen nader vast te stellen).

Organisatie

 

Je zult je voornamelijk bezighouden met de secretariële ondersteuning van drie managers die leidinggeven aan de professionals in het land. Dit betekent dat je alle randzaken regelt, zodat zij zich kunnen richten op hun primaire taak.

Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het officemanagement, ondersteun je de P&O-adviseur op administratief gebied en bied je ICT-ondersteuning. Het team bestaat uit twee andere secretaresses en de leidinggevend directiesecretaresse, aan wie je rapporteert. Het is belangrijk elkaar te kunnen vervangen bij ziekte en verlof.

 

Functie

 -       Complex agendabeheer managers

-       Notuleren en verzorgen van vergaderingen, inclusief voorbereiden en verzorgen van agenda, stukken en opvolging]

-       Officemanagement (contacten met verhuurder, schoonmaak, bestellen kantoorartikelen, verantwoordelijk voor huur en onderhoud koffiemachine, klusjesman inzetten waar nodig, etc.)

-       Administratieve ondersteuning P&O-adviseur (ziek- en herstelmeldingen, in- en uitdiensttredingen, verzorgen van correspondentie, afspraken met bedrijfsarts maken, beheer personeelsdossiers)

-       Ondersteuning en plannen bezetting van de telefonische helpdesk

-       Verantwoordelijk voor bestellingen foldermateriaal

-       Verrichten van organisatorische werkzaamheden rondom bijvoorbeeld team- en studiedagen etc.

-       Eerste aanspreekpunt ICT-gerelateerde zaken (helpdeskfunctie, ondersteuning telefonie)

-       Eerste opvang van telefoon (incl. overloop helpdesk) en bezoek

-       Plaatsen van artikelen op intranet

-       Ondersteunen bij diverse interne projecten (zoals sociaal intranet, deskundigheids-bevordering, evaluatie laptopgebruik etc.)

 

Functie eisen

 -       Circa vijf jaar ervaring in een soortgelijke functie

-       Uitgebreide kennis van en ervaring met Microsoft Office

-       Dienstverlenende en proactieve, positieve houding en een goed ontwikkeld organisatievermogen

-       Goed kunnen notuleren

-       Zelfstandig en in teamverband kunnen werken

-       Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal

-       Affiniteit met en enige kennis van ICT

-    Woonachtig in de regio Utrecht

-  Je bent per 1 april a.s. beschikbaar

 

Inlichtingen

Ria Robbemont 088 - 133 03 10

Sollicitatie

Ria Robbemont 088 - 133 03 10

Sluitdatum

07-04-2014

 





Dienstverband: Tijdelijk
Vacature ID: #150
Publicatiedatum: 01-04-2014