Vacatures


Solliciteren is niet meer mogeijk. Deze vacature is niet langer beschikbaar. Wel belangstelling voor vacatures als deze? Laat het ons dan weten!

 

Print deze vacature

Management Assistente (fulltime) (Rotterdam)

Introductie

Voor een van onze opdrachtgevers in Rotterdam zijn wij met spoed op zoek naar een Management Assistente.

Organisatie

Onze opdrachtgever is een internationale organisatie.

Functie

Je verricht diverse secretariële en administratieve werkzaamheden ter ondersteuning van de vice-decaan en/of de programmamanagers en/of leden van het managementteam. Deze werkzaamheden zijn zeer gevarieerd, van het fungeren als een eerste aanspreekpunt voor de betreffende functionaris tot het zorgdragen voor een efficiënt en actueel archief. Bij alle te verrichten werkzaamheden ben je pro-actief en denk je mee over een zo goed en efficiënt mogelijke invulling van de ondersteuning voor de betreffende functionaris.

 

Je beoordeelt zelfstandig de aard en het doel van inkomende telefoongesprekken en binnenkomende post en voegt op eigen initiatief en naar eigen inzicht benodigde bescheiden toe voor de afhandeling door de functionaris. Op basis van summiere aanwijzingen verzorg je diverse correspondentie. Tevens bewaak je de follow-up. Je beheert zelfstandig de agenda van de functionaris waarbij een doelmatige tijdsindeling voorop staat. Mogelijke knelpunten voorzie je vooraf en stem je af met de functionaris.

Je ondersteunt de functionaris op het gebied van zijn discipline waarbij je (onderdelen van) de conceptrapportages voor managementinformatie en deeladministraties verzorgt. Dit betekent dat je bij het opstellen van (concept)rapportages ook je eigen interpretatie in de rapportages aangeeft c.q. verwerkt.

 

Je bereidt vergaderingen voor, ondersteunt in alle opzichten de functionaris hierin, en, indien gewenst, verzorg je de verslaglegging van de vergaderingen en/of bewaak je de afhandeling van de actiepunten en besluiten.

 

Je fungeert als een personal assistant voor de functionaris, maar bent ook dienstverlenend naar overige medewerkers en ben je behulpzaam waar je kunt. Tevens vervang je je collega’s binnen het secretariaat.

 

Functie eisen

Je hebt een secretaresse opleiding op minimaal HBO niveau succesvol afgerond en je hebt minimaal twee jaar ervaring in een soortelijke functie, bij voorkeur in een complexe organisatie. Je bent een teamspeler pur sang. Je bent integer en kunt de vertrouwelijkheid van gegevens en situaties uitstekend beoordelen waarbij je de geheimhouding in acht neemt. Je beschikt over goede vaardigheden in het gebruik van Word (ook mailmerge), Excel, Powerpoint en Outlook. Je bent prof-actief, accuraat, dienstverlenend en stressbestendig.

 

Je hebt een goede beheersing in woord en geschrift van de Nederlandse taal en eveneens van de Engelse taal (niveau B2).

 

Aanbod

Deze functie start op uitzendbasis en biedt zicht op een contract bij de opdrachtgever.

Inlichtingen

Ria Robbemont 088 - 133 03 10

Sollicitatie

Ria Robbemont 088 - 133 03 10

Sluitdatum

09-04-2014

 





Dienstverband: Vast / Tijdelijk
Vacature ID: #128
Publicatiedatum: 14-03-2014