Vacatures


Solliciteren is niet meer mogeijk. Deze vacature is niet langer beschikbaar. Wel belangstelling voor vacatures als deze? Laat het ons dan weten!

 

Print deze vacature

Senior Management Assistente (FT) (Rotterdam)

Introductie

Voor een van onze opdrachtgevers, een internationale organisatie, zijn wij op zoek naar een Senior Management Assistente.

Organisatie

De organisatie kenmerkt zich door een plezierige informele sfeer waar hard wordt gewerkt en medewerkers met hart voor het onderwijs en het onderzoek dagelijks bezig zijn om hun taken uit te voeren en de kwaliteit nog verder te versterken. Een goede en kwalitatieve ondersteuning hierbij is van groot belang. Het secretariaat is verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning van de decaan, vice-decaan, programmamanagers en leden van het managementteam. De leiding van het office is in handen van de Bestuurssecretaris.

Voor deze dynamische en uitdagende omgeving zoeken wij op korte termijn een ervaren

Senior Management Assistent (1 fte)

 

Functie

Jouw werkzaamheden

De werkzaamheden zijn zeer gevarieerd en complex. Je bent de personal assistant van de decaan en tevens coördinator van de werkzaamheden van 3 management assistenten alsmede van tijdelijk aangestelde krachten. Naast dat jezelf alle voorkomende secretariële en administratieve werkzaamheden op een kwalitatieve en efficiënte wijze ter ondersteuning van de decaan verricht, zorg je er voor dat dit ook door de medewerkers van Dean’s Office voor de andere functionarissen wordt gedaan. Tevens werk je nauw samen met de bestuurssecretaris, tevens leidinggevende van het Dean’s Office.

 

Je beoordeelt zelfstandig de aard en het doel van inkomende telefoongesprekken en binnenkomende post voor de decaan en je voegt op eigen initiatief en naar eigen inzicht benodigde bescheiden toe voor de afhandeling door de decaan. Op basis van summiere aanwijzingen verzorg je allerlei soorten van correspondentie. Tevens bewaak je de follow-up.

Je beheert zelfstandig de agenda van de decaan waarbij een doelmatige tijdsindeling voorop staat. Mogelijke knelpunten voorzie je en stem je met de decaan of bestuurssecretaris af. Tevens zorg je ervoor dat bovengenoemde werkwijzen voor telefoongesprekken, postbehandeling en agendabeheer door de medewerkers van Dean’s Office voor de andere functionarissen wordt uitgevoerd.

 

In samenwerking met de bestuurssecretaris bereid je vergaderingen voor en –indien gewenst- verzorg je de verslaglegging van de vergaderingen en/of bewaak je de afhandeling van de actiepunten en besluiten.

 

Je draagt bij aan een inhoudelijke ondersteuning voor de decaan waarbij je managementinformatie verzamelt en bewerkt, gegevens rechercheert en deelonderzoeken verricht.

 

Je draagt zorg voor een adequate informatievoorziening en inrichting van de systemen en voor een efficiënt en actueel archief.

 

Bij alle te verrichten werkzaamheden ben je pro-actief en denk je mee over een zo goed en efficiënt mogelijke invulling van de ondersteuning door alle medewerkers van het Dean’s Office, inclusief het zorgdragen voor een goede bezetting en het naadloos vervangen van elkaar binnen van het office.

 

 

Functie eisen

Je hebt een secretaresse opleiding op minimaal HBO niveau succesvol afgerond en je hebt minimaal vijf jaar ervaring in een soortelijke functie, bij voorkeur in een complexe organisatie. Je hebt een HBO+ werk- en denkniveau en aantoonbare leidinggevende kwaliteiten. Je kunt goed zelfstandig prioriteiten stellen voor je eigen werkzaamheden maar ook –indien nodig- voor jouw team. Je bent een teamspeler pur sang. Je bent integer en kunt de vertrouwelijkheid van gegevens en situaties uitstekend beoordelen waarbij je de geheimhouding in acht neemt.

 Je beschikt over goede vaardigheden in het gebruik van Word (ook mailmerge), Excel, Powerpoint en Outlook. Je bent pro-actief, accuraat, dienstverlenend en stressbestendig.

 

Je hebt een goede beheersing in woord en geschrift van de Nederlandse taal en eveneens van de Engelse taal (niveau B2).

 

Inlichtingen

Ria Robbemont 088 - 133 03 10

Sollicitatie

Ria Robbemont 088 - 133 03 10

Sluitdatum

09-04-2014

 





Dienstverband: Vast / Tijdelijk
Vacature ID: #148
Publicatiedatum: 14-03-2014