Vacatures


Solliciteren is niet meer mogeijk. Deze vacature is niet langer beschikbaar. Wel belangstelling voor vacatures als deze? Laat het ons dan weten!

 

Print deze vacature

Directiesecretaresse (36 uur) ('s-Gravenhage)

Introductie

 Voor een van onze opdrachtgevers in Den Haag zijn wij met spoed op zoek naar een Directiesecretaresse.

Organisatie

 

 

Directiesecretariaat

Het directieteam wordt gevormd door de directeur, het hoofd Relatiemanagement, hoofd Delivery Management, hoofd Shared Service Centrum en de Concerncontroller (adviserend lid). Het directieteam wordt inhoudelijk ondersteund door de directiesecretaris. Het directiesecretariaat ondersteunt het directieteam op, onder andere, het gebied van agendabeheer, afhandeling van correspondentie, ontvangen van bezoekers en het voorbereiden van vergaderingen.

 

 

Functie

Taken

 

De werkzaamheden bestaan o.a. uit:

·         Assisteren van de Directie op secretarieel en organisatorisch gebied;

·         Agendabeheer en beheren mailbox(en);

·         Behandelen inkomende en uitgaande post en uitnodigingen en archivering;  

·         Zelfstandig uitwerken van correspondentie;

·         Verzorgen van mailingen, behandelen van de e-mail en inkomende telefoongesprekken;

·         Voorbereiden, notuleren en uitwerken van vergaderingen;

·         Voorbereiden en organiseren van bijeenkomsten en evenementen;

·         Het verlenen van uitvoerende en/of logistieke ondersteuning op het gebied van communicatie;

·         Plannen en begeleiden van dienstreizen;

·         Het leveren van specifieke administratieve diensten en/of producten (bijhouden van dossiers en informatie, doorgeleiding documenten,  voeren van administraties, beheer relatiebestanden, voortgangsbewaking van planningen, verstrekken van managementinformatie, e.d.).

·         Signaleren van  mogelijke procedurele en procesmatige  knelpunten en aandragen van verbetervoorstellen.

 


 

Functie eisen

 

 

Je bent een vlotte, nuchtere en bevlogen directiesecretaresse, die graag werkt in een hectische omgeving waarin je snel moet schakelen.

Je hebt een proactieve instelling en je neemt  graag het initiatief. Je bent down-to-earth en hebt een servicegerichte instelling, waarmee je mensen voor je weet te winnen. Je geeft mensen graag het gevoel dat ze welkom zijn. Verder sta je stevig in je schoenen, ben je stressbestendig en kun je goed prioriteiten stellen. Daarnaast kun je structuur aanbrengen, werk je nauwkeurig  en behoud je het overzicht . Als "spin in het web" weet je overal van en bekleed je een centrale plek binnen de organisatie.

 

Functie-eisen

·         Afgeronde secretariële opleiding (MBO+/HBO-werk- en denkniveau);

·         Voelt zich thuis in een project- en politiek-bestuurlijke omgeving;

·         Bekendheid met de overheid is een must;

·         Goede communicatieve vaardigheden;

·         Tenminste vijf (5) jaar werkervaring in een soortgelijke functie;

·         Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal;

·         Basisbeheersing van de Engelse taal;

·         Gedegen kennis van het MS Office pakket;

·         Uitstekende sociale vaardigheden;

·         Is nuchter en hands-on;

·         Kan goed omgaan met vertrouwelijke informatie;

·         Is pro-actief en servicegericht;

·         Is representatief;

·         Kan zo nu en dan wisselende start- en eindtijden aan.

 

Competenties

·         Klantgerichtheid

·         Plannen en organiseren

·         Samenwerken

·         Integriteit

·         Organisatiesensitiviteit

·         Resultaatgericht

·         Accuraat

·         Mondelinge/schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid

 

Aanbod

 

 

Aanbod

·         Uitdagende en afwisselende functie

·         Dynamische werkomgeving

·         No-nonsense cultuur

·         Werklocatie goed bereikbaar met het openbaar vervoer (parkeren met eigen auto is NIET mogelijk)

·         Aantal uren per week: 36 (4 x 9 uur mogelijk)

-     Dit betreft een detacheringsopdracht met een voorlopige einddatum van 1 januari 2015

 

Inlichtingen

Ria Robbemont 088 - 133 03 10

Sollicitatie

Ria Robbemont 088 - 133 03 10

Sluitdatum

19-05-2014

 

Vergelijkbare vacatures: salarisadministrateur




Dienstverband: Vast / Tijdelijk
Vacature ID: #155
Publicatiedatum: 06-05-2014